OAS: Duplikathåndtering

Ansatte med rollen "Kildedata - Kommuneforvaltning" kan  duplikathåndtere personobjekter.   

Duplikathåndtering brukes når en person er registrert i Vigilo med to ulike fødselsnumre. Eksempel er når en person først er registrert med et fiktivt fødselsnummer, og deretter har blitt registrert med et reellt norsk fødselsnummer. Det vil da være to oppføringer på den samme personen. Disse to  personobjektene må slås sammen til ett objekt. Det nye fødselsnummeret beholdes, og historikken knyttet til det første objektet beholdes.  

Viktig før du går i gang med å duplikathåndtere: 

• Når du har duplikathåndtert to personobjekter kan det IKKE gjøres om på. 
• Forhold deg til interne rutiner i din kommune for hvordan duplikathåndtering skal foregå. 
• Les hele denne artikkelen før du går i gang med å duplikathåndtere. 
• Les også ROS-analysen som er delt med alle våre kunder i Teamskanalen "Vigilo Info" (tilgjengelig for systemforvaltere/systemansvarlige og andre utvalgte ansatte i forvaltningen i din kommune)

Merk! Før du kan ta i bruk funksjonaliteten, må den bestilles av den som er bestillingsansvarlig i din kommune. 

I denne artikkelen finner du: 

• informasjon om funksjonaliteten
• fremgangsmåte for hvordan du duplikathåndterer
• informasjon om etterarbeid 

Informasjon om funksjonaliteten

Før du duplikathåndterer, sjekk at du har de rette fødselsnumre. Husk at personer med fiktive brukere er registrert manuelt, og at det kan være feilføringer på fødselsnummer eller navn. I noen land kan også foreldre og barn ha svært like navn. Vær derfor HELT sikker på at du du slår sammen de rette personobjektene. Når du først har dupllikathåndtert, kan du ikke gjøre om på dette! 

 

Duplikathåndtering av barn og elever: 

• Alle registrerte barn kan duplikathåndteres. Dersom to objekter slås sammen vil alle foreldre som er tilknyttet barnet fortsatt være tilgjengelig på barne-/elevkortet. Det samme gjelder for fakturamottakere. 
• De av foreldrene som overføres fra det forkastede fødselsnummeret vil automatisk få deaktivert tilgang til kommunikasjon. Tilgang til kommunikasjon må reaktiveres på det nye barne-/elevkortet dersom disse foreldrene skal ha tilgang. Se hjelpeartikkel Tilgangstyring til kommunikasjon for mer informasjon.

Spesielt for barn i barnehage eller SFO/AKS:

• Søknader og plasseringer i barnehage/SFO/AKS vil bevares på barnekortet for barn i barnehage og på SFO/AKS
• Sjekk vedtak på søknader om redusert foreldrebetaling: Det må ikke være overlapp i periodene på søknadene for det gamle og det nye fødselsnummeret.

Spesielt for barn i skole:

• Har personobjektene ulike skoleplasseringer vil plasseringene beholdes.   

• Historikk fra ulike enheter vil ikke slås sammen. Det betyr at vurdering og fravær må importeres via Import av karakterer og Import av historiske fravær dersom disse skal samles på en og samme enhet.

  Merk! 

  Dersom de to personobjektene knyttet til en elev har vurderinger i samme fag, i samme termin, på samme skole, må du slette én av disse før du duplikathåndterer.  

Duplikathåndtering av foreldre: 

• Foreldre skal ikke duplikathåndteres

 
 

Duplikathåndtering av ansatte: 

• Før du duplikathåndterer ansatte, sjekk om begge de to personobjektene er registrert med rolle(r) i brukeradministrasjonen (forvaltning OAS). Dersom begge personobjektene har brukerrolle(r), slett den brukeren som er knyttet til det fødselsnummeret som ikke lenger skal gjelde. Den brukeren som fortsatt skal gjelde videre må få tildelt de rollene som er nødvendige.  

Merk! 

Før du duplikathåndterer ansatte, sjekk først at de to personobjektene som skal slås sammen ikke har, eller har hatt, plassering på samme enhet. Dette vil føre til utfordringer med å hente ut lister og bevare historikk. 

Logg:

Alle duplikathåndteringer blir loggført  i Kildedatalogg.

Slik duplikathåndterer du

Slik gjør du: 

• Velg portalen Forvalting OAS
• Klikk Kildedata 

• Klikk +Duplikathåndtering

• Fyll inn fødselsnumrene til de to personobjektene som skal slås sammen. Tips: søk opp personobjektene i Vigilo først, og kopier fødselsnummer og lim inn etterpå. Da er risikoen for å få feil fødselsnummer mindre. 
  • Reelt fødselsnummer: Fødselsnummeret som skal brukes videre. 
  • Fiktivt Fødselsnummer: Fødselsnummer som skal fjernes - det vil si det fødselsnummeret som var fiktivt eller feil i utgangspunktet, og som ikke lenger skal brukes. 
• Klikk Søk

Dersom begge fødselsnumrene er registrert i løsningen, vil du få opp dialogboks med informasjon.

• Kontroller at de valgte objekter er de som skal slås sammen. Vær ekstremt nøye slik at du ikke gjør feil!

  Husk at du kan ha skrevet inn feil fødselsnummer - og dermed slå sammen to ulike personers personobjekter. 

  Det kan også være foreldre og barn som har tilnærmet like navn - så sjekk gjerne en ekstra gang. 

• Scroll ned i dialogboksen for å kontrollere alle opplysningene.
  • I tillegg til opplysningene du ser på skjermen, vil Brukernavn (AD), Feidebruker og UPN (User Principal Name) beholdes 

Dersom personobjektene er registrert på samme enhet, må du ta stilling til hvilke opplysninger som skal være med videre. 

Eksempel: Begge personobjektene er registrert på samme skole, men i ulike klasser. 

• Velg tilhørighet som skal bevares ved å bruke radioknappene.  
• Klikk Slå sammen

Merk! Dersom de to personobjektene knyttet til en elev har vurderinger i samme fag, i samme termin, på samme skole, må du slette én av disse før du duplikathåndterer.   

• Klikk Ja for å slå sammen opplysningene.

Du må så bekrefte duplikathåndteringen.

• Klikk Bekreft for å slå sammen objektene

Du får opp en ny dialogboks. Les teksten nøye.

• Klikk Bekreft vil duplikatene slås sammen. Merk! Dette kan IKKE gjøres om på!
• Klikk Avbryt dersom du vil avbryte duplikathåndteringen

• Objektene slås nå sammen

Etterarbeid

Når du har slått sammen objektene, må du kontrollere opplysningene på det nye personobjektet. Slå opp det nye objektet og kontroller at :

• det ikke ligger dobbelt opp med foreldre på barne-/elevkortet. Dersom foreldrene vises dobbelt, slett én av oppføringene. 
• fakturamottakere stemmer. Slett eventuelt dersom det ligger dobbelt opp med fakturamottaker. 
• kommunikasjonen for foreldre er aktivert. Aktiver de foreldrene som har blitt deaktiverte. 
• barnehageplassering er korrekt og at det ikke ligger dobbelt opp med "Nåværende plassering"
• alle skoleplasseringer er korrekte 
• eventuelle søknader er korrekte

MERK: Dette etterarbeidet MÅ gjennomføres før du kan oppdatere FREG.

I tillegg er det lurt å kontrollere av vurderinger og fravær stemmer. 

Merk også! Data fra Vigilo leses som regel over til andre systemer, som for eksempel FEIDE. Det kan derfor være at du må inn i FEIDE-portalen for å gjøre endringer på fødselsnummer. Sjekk rutinene for dette i din kommune.