Kildedata

Brukere med rollen Kildedata – Kommuneforvaltning kan søke opp elever, ansatte og andre personobjekter for å se og endre kilden for persondata.

I Forvaltning kildedata ser du hvilke kilder som leverer data om en person, og kan registrere eller overstyre verdier lokalt. Visningen er ulik avhengig av om personen er registrert som ansatt – ansatte får en ekstra Ansatt-fane i tillegg til Person-fanen.

Vigilo henter persondata fra disse kildene:

• FREG (Folkeregisteret) – vises for kommuner med integrasjon mot Folkeregisteret. Oppdateres etter intervall bestemt av kommunen. 
• KRR (Kontakt- og reservasjonsregisteret) – oppdateres kontinuerlig ved oppslag
• Lokal – oppdateres aldri automatisk. Verdien kan kun endres manuelt av bruker med nødvendige rettigheter.
• HR (f.eks Visma eller UBW) – vises for kommuner med integrasjon mot HR. Oppdateres etter intervall bestemt av kommunen. 

---

Søk etter person

Forvaltning > Kildedata

1. Skriv navn i søkefeltet og klikk Søk.
2. Filtrer eventuelt på enhet ved å velge fra nedtrekkslisten Enheter.
3. Klikk på en person i resultatene for å åpne kildedata-visningen.

---

Person-fanen

Alle personobjekter – elever, foreldre og ansatte – har en Person-fane som viser personopplysninger fra eksterne og lokale kilder.

Tabellen viser:

• Data – feltnavnet, for eksempel Fornavn, Fødselsnummer eller Bostedsadresse
• Std. prioritering – rekkefølgen kildene brukes i, for eksempel FREG, Lokal
• Én kolonne per aktiv kilde med gjeldende verdi, eller teksten Kilden har ingen verdi

Avkrysningsboksen ved siden av kildenavnet viser hvilken kilde som er aktiv for feltet. Verdien fra den aktive kilden er det som vises i Vigilo.

Hvem kan redigere et felt?

Det er kilden som bestemmer hvem som kan endre verdien:

• Er FREG eller et HR-system den aktive kilden, kan ikke enheten selv endre verdien. Den oppdateres automatisk fra kildesystemet og er skrivebeskyttet for enheten.
• Er Lokal den aktive kilden, kan enheten redigere verdien direkte. Det er kun lokal kilde som gir enheten mulighet til å gjøre manuelle endringer.

Dersom et felt må overstyres, må en bruker med rollen Kildedata – Kommuneforvaltning registrere en lokal verdi. Når lokal verdi er satt, tar den over for den eksterne kilden – og enheten kan deretter redigere feltet selv.

Registrere eller redigere en lokal verdi

1. Klikk på blyant-ikonet til høyre for den aktuelle raden.
2. Skriv inn ønsket verdi i dialogen som åpnes.
3. Klikk Lagre.

Når en lokal verdi er lagret, vil lokal kilde være aktiv for det feltet og overstyre verdien fra eksterne kilder.

Fjerne en lokal verdi

1. Klikk på søppelboks-ikonet til høyre for raden du vil tilbakestille.
2. Bekreft i dialogen ved å klikke Ja.

Når lokalverdien er fjernet, tar kilden med høyest standard prioritering over igjen.

Låse oppdatering av foreldrelasjoner fra eksterne kilder

Nederst på Person-fanen finner du bryteren Låse oppdatering av foreldrelasjoner fra eksterne kilder. Når denne er slått på, vil foreldrelasjoner og foreldrenes personopplysninger ikke lenger leses inn eller oppdateres fra eksterne kilder.

Bruk dette med varsomhet – låsingen må aktivt slås av igjen for at automatisk oppdatering skal gjenopptas.

---

Ansatt-fanen (kun for ansatte)

Er personen registrert som ansatt i Vigilo, vises en ekstra Ansatt-fane ved siden av Person-fanen. Denne fanen viser ansettelsesdata knyttet til en spesifikk enhet.

En ansatt kan være tilknyttet flere enheter. Bruk nedtrekkslisten Enhet øverst i fanen for å bytte mellom enhetene og se ansettelsesdata for den aktuelle enheten.

Felter i Ansatt-fanen:

• Ansattnummer
• E-post
• Telefonnummer
• Alias
• Fra og med og Til og med – ansettelsesperioden på enheten
• Primærenhet – om enheten er registrert som den ansattes primærenhet

Under feltoversikten vises Stillinger – en liste over stillingene den ansatte har på valgt enhet, med stillingstittel, type og stillingsspesifikke kildedata.

For ansattfelter er det typisk HR kilde som er aktiv (data lest inn fra HR-systemet), ikke FREG. Du redigerer og sletter lokalverdier på samme måte som i Person-fanen. I eksempelet er det ikke lest inn fra HR, derfor Lokal kilde satt som standard.

---

Endringer av kildedata

Klikk på fanen Endringer av kildedata øverst på siden for å se en logg over alle endringer som er gjort i kildedataene for personen. Loggen viser hvem som gjorde endringen, når og hvilken verdi som ble endret.

---

Duplikathåndtering

Er samme person registrert to ganger i systemet, brukes knappen + Duplikathåndtering øverst til høyre på søkesiden for å slå dem sammen.

📎 Se også:
OAS Duplikathåndtering