OAS: Kildedata

Ansatte med rollen "Kildedata - Kommuneforvaltning" kan se og gjøre endringer på personopplysninger i Kildedata. 

I Kildedata kan du søke opp alle personer som er registrert i løsningen innenfor din kommune. Du kan søke opp barn, foreldre og ansatte.

Når du har gjennomført et søk etter en person kan du:

• se hvor de ulike persondataene om denne personen hentes fra, som for eksempel Folkeregisteret (FREG), Kontakt- og reservasjonsregisteret (KRR), Fellesdata, HR-system eller Lokal kilde.
• bestemme hvilken kilde som skal brukes for de ulike personopplysningene. 
• endre eller fjerne personopplysninger som er registrert på lokal kilde.
• låse personer for oppdatering ved å velge at lokal kilde skal brukes i stedet. Se hjelpeartikkel Låse oppdatering av foreldrerelasjoner fra eksterne kilder

Dersom du gjør endringer i Kildedata, vil informasjonen oppdateres på personkortet umiddelbart, og endringen vil vises på alle enhetene der personobjektet hører hjemme. 

Slik gjør du for å bruke kildedata: 

• Velg portalen Forvaltning OAS
• Klikk Kildedata
• Velg Forvaltning Kildedata

• Skriv inn fornavn og/eller etternavn, eller fødselsnummer i søkefeltet
• Klikk Søk

Du får opp en liste med treff basert på søket ditt

• Navn på enhet vises kun for barn eller elever og ansatte som har en aktiv tilhørighet på en enhet. Dersom en person er aktiv ved flere enheter, vil alle enhetene vises i kolonnen Enhet. 
• Dersom du vil filtrere på enhet, kan du gjøre dette når du har foretatt søket. Merk at det ikke er mulig å velge enhet før du har søkt. 
• Merk at dersom du har duplikater av personobjektet, må du søke på navn. Det er fordi fødselsnummeret vil være forskjellig på de to personobjektene. Dersom du skal beholde begge duplikatene, og gjør endringer i Kildedata som også skal gjelde for begge oppføringene, må du gjøre endringene på begge personobjektene. 

• Klikk på personens navn for å se personopplysningene:

Du får opp alle persondata som er registrert på personen i Vigilo. 

Dataene er sortert i ulike kolonner, som hver representerer en kilde. I eksempelet under er det kun FREG og Lokal kilde, da bildet er hentet fra et testmiljø. I din kommune vil du normalt sett også ha KRR, og kanskje også flere andre kilder. Det er din kommune som bestemmer hvilke kilder som skal være med i utvalget.  

Opplysningene oppdateres på litt ulike tidspunkter: 

• Lokal kilde: Oppdateres enten ved at du gjør endringer i Kildedata eller endrer inne på personkortet til vedkommende. Du kan også endre ved import/manuell innlesing av data. Import kan foretas av forvaltningen i din kommune eller av Vigilo. 
• Folkeregisteret (FREG): Personopplysningene oppdateres via integrasjon til Folkeregisteret. Det er kommunen som bestemmer når og hvor ofte oppdateringer skjer. 
• Kontakt- og reservasjonsregisteret (KRR): Opplysninger om e-post og telefonnummer oppdateres kontinuerlig. Endringer i e-post og telefonnummer gjør den registrerte personen selv ved å logge seg inn i KRR med ID-porten.   
• Andre kilder: Din kommune kan ha valgt andre kilder for personopplysninger. Oppdateringen skjer når din kommune bestemmer. Sjekk rutinene i din kommune. 

Standard prioritering 

Dersom kommunen bruker flere kilder, vil det kunne være flere kolonner/felt som inneholder lignende data. 

Eksempel: 

Kommunen bruker Folkeregisteret og et HR-system for å hente inn opplysninger om ansatte. I begge disse to systemene er det felt for fornavn og etternavn, samt fødselsnummer. 

For at Vigilo skal vite hvilket felt for fornavn, etternavn og fødselsnummer som skal brukes, må det defineres en rekkefølge. Denne rekkefølgen vises i den første kolonnen, Standard prioritering. Dersom feltet for navn i den første kilden (Folkeregisteret) er tom, vil løsningen hente data fra neste kilde, som da vil være HR-systemet. Rekkefølgen avhenger av hva din kommune har bestemt. 

Kildene inneholder som regel litt forskjellig informasjon. Eksempelvis vil KRR gi informasjon om e-post og telefonnummer, men ikke adresser. Folkeregisteret gir informasjon om foreldreansvar. I oversikten vil det derfor være noen felt som er tomme i de ulike kolonnene. Disse kolonnene kan merkes med N/A (Not Applicable), "Kilden har ingen verdi", eller være helt tomme, og er da merket med: " - " .  

Endre personopplysninger 

I noen tilfeller vil du kunne ha behov for å hindre at oppdateringer fra kilder som for eksempel Folkeregisteret eller KRR vises i Vigilo. 

Eksempel: 

Et barn flyttes til en fosterfamilie. På grunn av situasjonen, vil familie og barnevern at barnet får etternavnet til fosterfamilien. Endringen kan ikke gjøres i Folkeregisteret på grunn av lange juridiske prosedyrer. Endringen kan imidlertid gjøres i Kildedata, i påvente av at endringen skjer i Folkeregisteret. Vigilo blir da oppdatert umiddelbart. 

Du registrerer da etternavnet til fosterforeldrene i feltet for etternavn i Lokal kilde. Deretter overstyrer du feltet, slik at det er dette som vises i løsningen. 

Slik gjør du for å endre informasjon:

• Søk opp rett barn  
• Scroll deg frem til det feltet du vil endre
• Klikk på blyant 

• Du får opp en dialogboks der du kan redigere opplysningene. 
• Klikk Lagre

For felt som for- og etternavn og adresser, er det fritekstfelt der du skriver inn opplysningene. 

I felt som kjønn, morsmål, foreldreansvar og adressebegrensninger er et nedtrekksmenyer der du velger rett verdi ut fra et definert utvalg. 

Feltet "Foreldreansvar":

Feltet "Adressebegrensning": 

Merk! Det er to felt for adresser: "Postadresse - Adressebegrensning" og "Bostedsadresse - Adressebegrensning". 

Merk også! For å kunne overstyre dette feltet MÅ du ha valgt en verdi fra nedtrekksmenyen for at overstyringen skal gjelde. 

Viktig om endring av data 

• Fødselsnummeret må være unikt. Det betyr at du ikke kan endre et fødselsnummer på et personobjekt til et annet fødselsnummer som allerede er registrert i løsningen. 

Eksempel: 

Et barn er registert i Vigilo med et fiktivt fødselsnummer og et reelt fødselsnummer. Du kan da ikke gå inn på det personobjektet med fiktivt fødselsnummer og endre til det reelle fødselsnummeret. De to objektene må i stedet duplikathåndteres. Se hjelpeartikkel Duplikathåndtering.

• Verdier kan endres ved å bruke blyant, og slettes ved å bruke søppelbøtte. 
  • Merk! Dersom du sletter informasjon fra Lokal kilde, vil feltet tømmes, og erstattes med " - ". 
  • Merk også! Du kan ikke slette fornavn, etternavn og fødselsnummer, fordi dette er minimumsdata som MÅ være på plass. Du kan imidlertid endre på disse feltene. 
• Dersom du sletter fødselsdato, vil datoen automatisk lagres på nytt, basert på informasjonen om personens fødselsnummer. Feltet for fødselsdato vil altså ikke bli tømt, men få en fødselsdato. 
  • Merk! Fiktive fødselsnumre kan inneholde sifre som ikke stemmer overens med en reell dato. Dette vil eksempelvis være tilfelle for fiktive førdselsnumre som starter på tall over 4. Du må da legge inn en verdi selv. 
  • Merk også! Dersom det mangler fødselsdato på et barn, vil det ikke være mulig å søke opp barnet i elevadministrasjonen. Du må da legge til fødselsdato i Kildedata. Grunnen til at du av og til har barn uten fødselsdato, er fordi de har blitt registrert manuelt av enheten, og at de i registreringen har glemt fødselsnummer.
• Dersom du endrer på felt knyttet til tilgangsstyring av kommunikasjon, som adressebegrensninger eller foreldreansvar, vil foreldre miste tilgangen til kommunikasjon for barnet sitt. Dersom foreldre skal ha tilgang til kommunikasjon, må du aktivere for det på nytt ved å gå inn på barnets kort. 

Når du har endret data i et felt, må du overstyre feltet for kilden slik at informasjonen vises i Vigilo. 

Overstyre kilde

Du kan velge å overstyre alle feltene for kilden samtidig, eller ett enkelt felt. Dersom du vil velge alle feltene for kilden, huker du av for dette øverst, i avhukingsboksen ved siden av kildens navn. Alle feltene vil markeres med en varselstrekant for å vise at det er disse feltene som brukes i løsningen. 

Dersom du huket av for alle felt samtidig, og senere vil nullstille, må du oppheve for hvert enkelt felt ved å klikke på dem.

Du kan også overstyre ett enkelt felt, og la de andre feltene følge standard prioritering. 

• For å overstyre et felt, klikk på teksten i det aktuelle feltet. 
• Bekreft ved å klikke Ja.

En varselstrekant viser at det er denne kilden som nå brukes. Det vil kun være de feltene som har varselstrekant som er overstyrt, og som ikke vil følge standard prioritering. Alle de andre feltene følger den vanlige prioriteringen. 

Merk! Dersom du vil overstyre feltene "Bostedsadresse - Adressebegrensning" og "Postadresse - Adressebegrensning" ("Ingen restriksjoner", "Klientadresse", "Fortrolig adresse", "Strengt fortrolig adresse") må du ha valgt en verdi for at overstyringen skal gjelde. 

Du kan når som helst oppheve overstyringen, og gå tilbake til standard prioritering. 

• Klikk på varselstrekanten

• Bekreft ved å klikke Ja