OAS: Brukerroller for skole

I denne artikkelen finner du oversikt over roller som gir tilgang til funksjonalitet knyttet til portalen Forvaltning Skole, samt funksjonalitet knyttet til enhetsnivå, det vil si den enkelte skole. 

For oversikt over roller som gir tilgang til funksjonalitet knyttet til Forvaltning OAS, se hjelpeartikkelen Brukerroller Forvaltning OAS. 

For oversikt over roller som gir tilgang til å tildele roller til andre ansatte, se hjelpeartikkel Brukerroller: Enhetsadministrator. For å tildele roller, se også artikkel Legg til brukere, roller og nøkler

Artikkelen viser hvilke roller som finnes på

• forvaltningsnivå 
• enhetsnivå (skole)
• overordnet nivå - med tilgang til enhetsnivå
  
   

Roller på  Forvaltningsnivå (Forvaltning Skole):

Skole - Kommuneforvaltning

• Målgruppe: Ansatte i forvaltning skole som har det overordnede ansvaret for administrasjon av skoler og elever.
• Beskrivelse: En ansatt som har denne rollen kan opprette skolekretser, legge til og oppdatere skoler, administrere elever og importere elever/ karakterer/fravær til alle skoler. Den ansatte kan også opprette felles brevmaler for alle skoler samt opprette ulike rapporter på skolenivå og kommunenivå. Dersom den ansatte i tillegg til rollen Skole Forvaltning har rollen Skole - Leder, vil den ansatte kunne se og redigere ulike adressekoder på elevkortet.

Elevoppfølging - Kommuneforvaltning

• Målgruppe: Ansatte på overordnet nivå som har behov for oversikt over alle barn i skolepliktig alder og deres skoletilhørighet. 
• Beskrivelse: En ansatt som har denne rollen har via portalen Forvaltning Skole skrivetilgang til menypunktene Personregister elever, Ekstern skole og Skolekretsinnstillinger. I tillegg har ansatte med denne rollen lesetilgang til rapportene Elevrapport og Kontaktrapport og lesetilgang til Sendte brev under Dokumenter. Rollen har også tilgang til globalt søkefelt med mulighet for å søke opp elever og foreldre.

Fagdokumentasjon - Kommuneforvaltning

• Målgruppe: Ansatte på overordnet nivå med ansvar for fagdokumentasjon på forvaltningsnivå.
• Beskrivelse: En ansatt som har denne rollen har via portalen Forvaltning skole lesetilgang til rapportene Fraværsdetaljer, Fraværsoversikt og Karakterrapport. 
  Tilgjengelig i test fra 27.03.2025: Brukeren har skrivetilgang til følgende menypunkter; Elevfravær, Skolerute og Skjemainnstillinger. 

Dokumenthåndtering  skole - Kommuneforvaltning 

• Merk! Rollen er kun tilgjengelig i test-/stagingmiljø 
• Målgruppe: Ansatte som på overordnet nivå har ansvar for utarbeidelse av brevmaler og skjemaer. 
• Beskrivelse: En ansatt som har denne rollen har vi portalen Forvaltning skole redigeringstilgang til brevmaler og skjemainnstilliinger. 
  •  

Roller på  enhetsnivå (Skole):

Skole - Leder

• Målgruppe: Ansatte med administrative oppgaver på skolen som har behov for tilgang til informasjon om alle elever på skolen.
• Beskrivelse: En ansatt som har denne rollen kan opprette de nødvendige grunninnstillingene, som å opprette og redigere skoleår, opprette og redigere timeplaner og arbeidsplaner og administrere elever i alle typer grupper. Den ansatte har også innsyn og redigeringsmuligheter  på elevkort, gruppekort og ansattkort, og kan opprette og avslutte stillinger, vikarsette, opprette hendelser med mer. For å få tilgang til meldingsikonet i vertikalmenyen må den ansatte være registrert med en aktiv stilling på den aktuelle skolen. Alle med rollen "Skole - Leder" kan opprette meldinger via elevkort, ansattkort og via multifunksjonsknappen, og har innsyn i meldinger på elevkort og ansattkort. Den ansatte har imidlertid ikke innsyn i meldinger mellom ansatte.

Skole - Ansatt

• Målgruppe: Ansatte som jobber i skolen. 
• Beskrivelse: En ansatt som har denne rollen har tilgang til avsluttede og nåværende skoleår, med alle de elever han eller hun er knyttet til via timeplan. Den ansatte kan gjennomføre alle nødvendige oppgaver som fraværsføring og vurdering for sine elever, og har en begrenset tilgang til elevkortene for de elevene den ansatte er knyttet til. Den ansatte har også begrenset tilgang til sitt eget ansattkort og timeplaner. For å få tilgang til meldinger må den ansatte ha en aktiv stilling på skolen.  

Skole - Eksamensansvarlig

• Målgruppe: Ansatt med rollen "Skole - Leder" som skal administrere eksamen.
• Beskrivelse: En ansatt som har denne rollen kan opprette skjulte eksamensgrupper, administrere elever, melde opp til eksamen og publisere grupper. Rollen må tildeles til en ansatt som har rollen "Skole - Leder" for å få de nødvendige tilgangene.

Skole - Variabel lønn

• Målgruppe: Ansatte som skal administrere variabel lønn på skolen. Rollen kan brukes som en enkeltstående rolle eller som en tilleggsrolle. Dersom rollen tildeles alene, gir den ikke tilgang til annen funksjonalitet i skolen.
• Beskrivelse: En ansatt som har denne rollen får tilgang til undermenypunktet Variabel lønn på Kontorpulten og til rapporten Variabel lønn rapport under menypunktet Rapporter. Rollen gir følgende tilganger: legge til, vise, redigere, attestere og autorisere variabel lønn, eksportere variabel lønn, samt vise rapport om variabel lønn.
• Merk! Rollen skiller mellom attestering og anvisning – en ansatt kan ikke anvise en lønnslinje som vedkommende selv har attestert, eller en lønnslinje som er registrert på seg selv.

Skole - Innsyn timeplan

• Målgruppe: Ansatte som skal ha innsyn i timeplan uten å være ansatt på skole.
• Beskrivelse: En ansatt som har denne rollen vil ha tilgang til menypunktet Timeplaner på skolen og vil ha innsyn i timeplaner for klasser, ulike grupper og rom i nåværende og avsluttede skoleår. Den ansatte vil ikke ha tilgang til ansattes og elevers timeplan, og heller ikke informasjon om medlemmer i de ulike gruppene. 
• Merk! Ansatt som har rollen "Skole - Leder" trenger ikke denne rollen. "Skole - Leder" har allerede full tilgang til timeplaner.

Skole - Timeplanlegging

• Målgruppe: Ansatte med rollen "Skole - Ansatt" som skal kunne legge og redigere timeplaner for skole. Rollen er ikke selvstendig, og må derfor kombineres med rollen "Skole - Ansatt".
• Beskrivelse: En ansatt som har denne rollen vil ha tilgang til å kunne se timeplan, endre timeplan, hente ansattliste, endre leksjondetaljer i timeplan og tilgang til ansatt- og romfane i timeplan
• Merk! Ansatt som har rollen "Skole - Leder" trenger ikke denne rollen. "Skole - Leder" har allerede full tilgang til timeplaner

Skole - Tilretteleggingsansvarlig

• Målgruppe: Ansatte med ansvar for særskilt tilrettelegging.
• Beskrivelse: En ansatt som har denne rollen kan åpne tilretteleggingsmapper og til tilganger til disse mappene for lærene. Den ansatte kan også vise arkiveringsinnstillinger.
• NB! Rollen må ikke forveksles med rollen "Saksbehandler tilrettelegging" som gir tilgang til å redigere brevmaler på overordnet forvaltningsnivå.  

Skole - Saksbehandler generell brevproduksjon

• Målgruppe: Ansatte som skal kunne opprette egne brev og sende disse via SvarUt og til arkivering fra menypunktet Elevmappe på elevkortet.
• Beskrivelse: En ansatt som har denne rollen kan opprette brev basert på maler opprettet av forvalting og laste opp interne eller eksterne dokumenter fra Elevmappe. Den ansatte kan også sende brev via SvarUT og til arkivering. Merk at rollen må kombineres med en rolle eller funksjon som gir den ansatte adgang til menypunktet Elevmappe.  
• NB! Rollen må ikke forveksles med rollen "Saksbehandler generelle brev" som gir tilgang til å redigere brevmaler på overordnet forvaltningsnivå.  

Administrator - Slette meldinger

• Målgruppe: Ansatte på et overordnet nivå som skal kunne slette meldinger og meldingstråder. Rollen er ikke selvstendig, og må derfor kombineres med rollen "Skole - Leder".
• Beskrivelse: En ansatt som har denne rollen kan slette enkeltmeldinger eller hele meldingstråder som er sendt av ansatte eller foreldre.

Skole - Leder SFO/AKS

• Målgruppe: Ansatte som skal ha tilgang til timeplan og vikarhåndtering. 
• Beskrivelse: En ansatt som har denne rollen vil ha tilgang til menypunktene Ansatte, Timeplan, Vikarhåndtering, Hendelser og Rapporter, samt en begrenset tilgang til Grupper. 

Skole - Rådgiver

• Målgruppe: Ansatte med rollen "Skole - Ansatt". 
• Beskrivelse: En ansatt som har denne rollen vil ha tilgang til menypunktene Elever og Rapporter, skrivetilgang til Meldinger fra elevkortet, samt lesetilgang til Timeplan, Kontorpulten (-> VIGO) og Grupper.

Skole - Bibliotekar

• Målgruppe: Ansatte med rollen "Skole - Ansatt". 
• Beskrivelse: En ansatt som har denne rollen vil ha tilgang tilgang til menypunktene Elever og Elevrapport, og lesetilgang til Timeplan. Kan sende melding til alle mottakere.

Roller på overordnet nivå - med tilgang til enhetsnivå: 

Skole - Fagdokumentasjon

• Målgruppe: Ansatte på overordnet nivå med ansvar for fagdokumentasjon på enhetsnivå.
• Beskrivelse: En ansatt som har denne rollen har lesetilgang til et begrenset elevkort som inneholder menypunktene Fraværsoversikt, Vurdering og Orden og adferd. I tillegg har ansatt med denne rollen skrivetilgang til VIGO samt lesetilgang til rapportene Fraværsdetaljer, Fraværsoversikt og Karakterer.

Skole - HR og lønnsansvarlig

• Målgruppe: Ansatte på overordnet nivå som har behov for å kunne hente opp ansatt- og stillingsinformasjon til ansatte, samt opplysninger knyttet til lønn på enheten.
• Beskrivelse: En ansatt som har denne rollen har begrenset lesetilgang til ansattkortet, og vil kunne se menypunktene Ansattinformasjon, Stillingsinnhold og Vikartimer. I tillegg har ansatt med denne rollen lesetilgang til menypunktene for Variabel lønn, Ansattrapport, Variabel lønn rapport og Stillingskoder på enheten 

Skole - Innsyn tilrettelegging

• Målgruppe: Ansatte på overordnet nivå med behov for å kunne hente opp informasjon rundt elever med spesialundervisning på enhetsnivå.
• Beskrivelse: En ansatt som har denne rollen har lesetilgang til Tilrettelegging under Kontorpulten. Ved å klikke på elevens navn, vil den ansatte ha lesetilgang til elevens Tilretteleggingsmappe, Skoleplass og Kontakt- og brukerinformasjon. I tillegg har den ansatte lesetilgang til Elevrapport. MERK! Rollen skal benyttes for ansatte på overordnet nivå og skal ikke kombineres med Skole-Leder eller Skole-Ansatt på enhetsnivå. 

Skole - Analyse

• Målgruppe: Ansatte på overordnet nivå med behov for å kunne hente ut informasjon om enheten og elevene på skolenivå.
• Beskrivelse: En ansatt som har denne rollen har lesetilgang til: 
  
  • Elever: Alle elever med tilhørende begrenset elevkort med lesetilgang til følgende undermenypunkter: Familie, Fraværsoversikt, Vurdering, Timeplan, Skoleplass og Kontakt- og brukerinformasjon. 
  • Ansatte: Alle ansatte med tilhørende begrenset ansattkort med lesetilgang til følgende undermenypunkt: Ansattinformasjon, Grupper (åpne gruppekort) og kontakt- og brukerinformasjon.
  • Grupper: Alle grupper med tilhørende begrenset gruppekortmed lesetilgang til følgende menypunkt: 
    • Basisgrupperkort: Elever med aktiv lenke til begrenset elevkort, Fraværsregistrering, Fraværsoversikt, Vurdering, Timeplan, Leksjoner og Kontaktlærer
    • Faggruppekort: inkludert gruppekort for spesialundervisning, SNO,GNO mm.: Elever med aktiv lenke til begrenset elevkort, Fraværsregistrering, Vurdering, Timeplan og Leksjoner
    • PAS-prøver: Elever med aktiv lenke til begrenset elevkort, Timeplan, Leksjoner og Prøveansvarlig 
  • Kontorpulten:
    • Elevadministrasjonen 
  • Rapporter: 
    
    • Ansattrapport
    • Elevrapport
    • Rapporter knyttet til fravær 
    • Karakterrapport 
    • Kontaktrapport 
  • Enhet:
    • Enhetsinformasjon 
    • Stillingskoder

Skole - PAS prøver

• Målgruppe: Ansatte på overordnet nivå med behov for å kunne se hvilke PAS-grupper som har blitt opprettet, og hvilke elever som er meldt opp i de ulike gruppene på enheten.
• Beskrivelse: En ansatt som har denne rollen har lesetilgang til PAS- prøver og gruppekort for PAS-prøver.