OAS: Anonymisering

Ansatte med rollen "Barnehage - Leder", "Skole - Leder", "Barnehage - Kommuneforvaltning" eller "Skole - Kommuneforvaltning" kan flytte personobjekter til anonymisering. 

Ansatte med rollen "Kommuneadministrator" og rollen "Kildedata - Kommuneforvaltning" kan gjennomføre anonymisering av personobjekter. 

Over tid vil det samles mye personopplysninger i Vigilo, om barn, elever, foreldre og ansatte. Etterhvert som elever går ut av grunnskolen, eller flytter ut av kommunen, vil det etterhvert ikke lenger være behov for å beholde opplysninger om disse i løsningen. Du kan da anonymisere personobjektene. 

Anonymiseringen er en prosess i to steg: 

Steg 1: Personobjektet flyttes opp til forvaltningsnivå for anonymisering. Det er en ansatt med lederrolle enten i barnehage eller skole som flytter personobjektet. Ansatte i barnehage- eller skoleforvaltning kan også flytte personer til anonymisering. 

Det er også mulig for den som skal gjennomføre selve anonymiseringen å legge til personobjekter manuelt, uten å gå via enheten personobjektet tilhører. Dette gjøres da av den ansatte som har rollen "Kildedata - Kommuneforvaltning"

Steg 2: Selve anonymiseringen gjennomføres. Dette gjøres av en ansatt med rollen "Kildedata - Kommuneforvaltning". 

Viktig før du går i gang med å anonymisere: 

• Det å anonymisere personobjekter kan IKKE gjøres om på. 
• Forhold deg til interne rutiner i din kommune for hvordan anonymisering skal foregå. 
• Les hele denne artikkelen før du går i gang med å anonymisere. 

Merk! Før du kan ta i bruk funksjonaliteten, må den bestilles av den som er bestillingsansvarlig i din kommune. 

I denne artikkelen finner du: 

• informasjon om funksjonaliteten
• fremgangsmåte for hvordan du legger til et personobjekt i Forvaltning OAS for å anonymisere
• hvordan du gjennomfører selve anonymiseringen
• hvordan ansatte på skole eller i forvaltning kan sende personobjekter til anonymisering

Informasjon om funksjonaliteten

• Før du anonymiserer et personobjekt, sjekk at alt du ønsker å ta vare på om personobjektet er arkiverti eksternt arkiv. Etter anonymisering har du ikke lenger tilgang på dataene i Vigilo!
• Sjekk alltid at personobjektene du skal anonymisere ikke har noen aktive plasseringer. 
• Når du anonymiserer et personobjekt, vil fornavn, etternavn og fødselsnummeret til denne personen bli endret til Anonym, Anonym og 176Anonym671. Alle de andre personopplysningene som du normalt sett finner under Kontakt- og brukerinformasjonen på personkortet blir erstattet enten med verdien "Ukjent" eller " - ". 

Merk! Du må ALDRI redigere eller endre det objektet som får navnet Anonym, Anonym, 176Anonym761. Dette vil medføre at du får flere personobjekter med samme navn. 

• Alle brukertilganger, roller og familierelasjoner slettes. Det betyr at de personene som har fått sitt personobjekt i Vigilo anonymisert, ikke lenger kan logge seg inn i løsningen. 

• Barnehagesøknader og SFO/AKS-søknader blir anonymisert. Dersom du anonymiserer en forelder som har søkt for et barn, vil barnet fortsatt være synlig. Anonymiserer du et barn, vil fakturagrunnlag som er generert vise barnet som anonymisert - men fakturamottaker vil beholdes. 

Legge til person i Forvaltning OAS

Slik gjør du: 

• Logg deg inn i portalen Forvaltning OAS
• Klikk Kontorpulten
• Velg Anonymisering

Visningen for anonymisering vises. Dersom barnehagene, skolene eller forvaltningen allerede har sendt personobjekter til anonymisering, vil du få opp navnene her. Dersom de ikke har gjort det, vil oversikten være tom, slik som i eksempelet under. 

• Klikk Legg til person

• Skriv inn fødselsnummer og etternavn på den personen du skal søke opp. 

Merk! Det ikke må være noe mellomrom i fødselsnummeret eller i navnet. Navnet må også være skrevet helt korrekt for å få treff. Et tips for å være helt sikker på at du skriver fødselsnummer og etternavn korrekt, er å søke opp personobjektet først, gjerne i en annen fane. Kopier så opplysningene og lim inn i dialogboksen. 

• Klikk Søk

Dersom personobjektet finnes i Vigilo, vil du få opp treff. 

• Sjekk at opplysningene stemmer og klikk Legg til person. Dersom du ikke får treff, eller du får opp feil person, klikker du Avbryt og søker på nytt.

Du får nå opp en dialogboks med informasjon. 

• Les teksten NØYE
• Legg inn kommentar. Feltet er obligatorisk.
• Klikk Flytt

Personen du har lagt til, vil nå vises i oversikten. 

Du kan fortsette å legge til flere personer dersom det er behov for det. 

Merk! I oversikten vil du se hvilke enhet personobjektet tilhører. Det anbefales på det sterkeste at disse plasseringene slettes eller avsluttes før du anonymiserer. 

********

• Benytt filter for å filtrere 

• Du kan søke etter personobjekter
  • Fødselsnummer, 11 siffer (uten mellomrom)
  • Hele eller deler av etternavn
  • Hele eller deler av fornavn

• Les tekst i pop-up
• Legg til Kommentar  (obligatorisk)
• Klikk Flytt
• Objektet legges til i oversikten 

• Klikk kommentar for å lese kommentar

Dersom objektene er flyttet til "Klar for anonymisering" ved en feil kan objektet flyttes tilbake/fjernes fra listen: 

• Marker objektet
• Klikk Velg 
• Klikk Flytt tilbake

• Les melding i pop-up 
• Klikk Flytt for å flytte objektet
• Klikk Avbryt for å gå tilbake til listen

Forvalting OAS: Endelig Anonymisering

Før objektet anonymiseres sjekk følgende: 

• Barnehageplasser er slettet
• SFO/AKS plasser er slettet
• Skoleplasser er avsluttet
• Stillinger er avsluttet
• Ansattobjektet har fått sluttdato
• Objektet er fjernet som fakturamottaker

Dersom objektet er verifisert klar for anonymisering:

• Marker objektet
• Klikk Velg 
• Klikk Anonymiser permanent

• Les tekst i pop-up
• Klikk Anonymiser eller Avbryt

For enheter som har hatt et aktivt objekt som er anonymisert vil dette vises med navn Anonym Anonym i ulike lister rapporter mm, men uten tilgang til personopplysninger til det anonymiserte objektet. 

Anonymiseringen genrere et dokument som legges i "Arkiverte dokumenter" i Forvaltning Skole. Dokumentet fungerer som kvittering og dokumenterer når og hvem som utførte anonymiseringen.

Forvaltning skole > Arkiverte dokumenter 

• Klikk Filter 
• Velg personAnonymized
• Klikk Bruk

Merk: Dersom objektet ikke har en eksisterende mappe i eksternt arkiv vil det ikke opprette en ny mappe for det anonymiserte objektet og i kolonnen Ekstern arkivreferanse vises teksten  "Ingen eksisterende sak" 

Flytt til  "Klar for Anonymisering"  fra forvalting og enheter

Objekter kan flyttes til Klar for anonymisering i alle steg i Personregister barn, personregister elever og i elevadministrasjon. Objekter som er flyttet til klar for anonymisering vil være tilgjengelige i opprinnelig steg frem til endelig anonymisering gjennomføres

Elevadministrasjon skole:

Brukere med rollen Skole-leder har oversikt over objekter klargjort for anonymisering og kan flytte objekter til klar for anonymisering. Merk at dersom eleven er inaktiv på enheten må filteret Inakitv aktiveres.

MERK: Elever med flere skoleplasser må få disse avsluttet før eleven flyttes til klar for anonymisering.

• Marker elever som skal klargjøres for anonymisering
• Klikk Valg
• Velg Flytt til klar for anonymisering

• Les pop-up
• Fyll inn en kommenter 
  • Bør inneholde grunn til anonymisering
  • Kan leses av alle som har tilgang til elevadministrasjon på enhet, Personregister forvalting og menypunktet Anonymisering på Forvalting OAS
• Klikk Lagre

• Klikk kommentar for å lese vedlagt kommentar

Objektene som er flyttet vises nå med kommentar i prosesstrinnet "Klar til anonymisering". Objektene kan flyttes tilbake fil forrige plassering enten av enheten selv eller forvaltningen ved å markere objektet og velg Flytt tilbake.

Den permanente anonymiseringen kan kun gjøres av brukere med rollen Kildedata-kommuneforvalting. I prosesstrinn "Klar for anonymisering" vil alle objekter som er eller har vært tilknyttet enheten og som er flyttet til "Klar for anonymisering" være synlige. Enheten vil også få oversikt over objekter som er flyttet til "Klar for anonymisering" fra en annen enhet i kommunen. Objektet har enten en aktiv eller historisk tilknytning til enhetene. Objekter som enheten  ikke har flyttet til "Klar for anonymisering" skal ikke flyttes tilbake. Kontakt da Forvalting for videre hjelp. 

Personregister skole

Brukere med rollen Forvalting-skole har oversikt over objekter klargjort for anonymisering og kan flytte objekter til klar for anonymisering fra hele kommunen. Også inaktive elever vil være synlige for Forvalting skole

• Marker objekter som er klar for anonymisering
• Klikk Valg
• Velg flytt til klar for anonymisering

• Les pop-up
• Fyll inn en kommenter 
  • Bør inneholde grunn til anonymisering
  • Kan leses av alle som har tilgang til elevadministrasjon på enhet, Personregister forvalting og menypunktet anonymisering på Forvalting OAS
• Klikk Lagre

• Oversikten viser alle som er klargjort for anonymisering
• Marker objekter
• Klikk Flytt tilbake for å fjerne objektet fra oversikten

Flytt til  "Klar for Anonymisering"  fra Forvaltning Barnehage

Brukere med rollen Forvalting-Barnehage har oversikt over objekter klargjort for anonymisering og kan flytte objekter til klar for anonymisering

• Marker barn
• Klikk Valg
• Klikk Flytt til klar for anonymisering

•  

• Klikk kommentar for å lese kommentar

Objekter som er flyttet til "Klar for anonymisering" vises i listen med kommentar. Forvaltning- Barnehage kan selv velge å flytte objektene tilbake  å markere objektet og velge "Flytt tilbake".