Rapport: Personregister

Det er ansatte med rollen "Kildedata - Kommuneforvaltning" som har tilgang til Kildedataloggen. 

Personregisterrapporten er den mest omfattende rapporten i Vigilo. Rapporten henter ut opplysninger om samtlige personer som er registrert i løsningen. Rapporten viser altså opplysninger om alle barn, elever, foreldre og ansatte - og det uavhengig av om de har en tilhørighet til en enhet eller ikke. 

Du kan tilpasse rapporten ved å søke, sortere, filtrere og velge kolonner. Du kan også laste den ned som CSV-fil. Dersom du laster ned rapporten, husk å lagre på et trygt sted - og slett den når du ikke lenger trenger den. 

Merk! Rapporten genereres hver natt kl. 01.00 og alle endringer gjort etter dette vil ikke registreres før 01:00 neste dag.

Hva kan du finne av informasjon i personregisterrapporten? 

• Personinformasjon: Fornavn, etternavn, fødselsnummer, fødselsår og fødselsdato
• Adresseinformasjon: Adresse, postnummer og adressebegrensning
• Stedsinformasjon: Bydel, bydelsnummer, kommunenummer og skolekrets
• Personstatus: Bosatt, opphørt, død og ukjent
• Nasjonalitet/språkinformasjon: Statsborgerskap, morsmål og målform
• Kontaktinformasjon: E-post og telefonnummer
• Brukerinformasjon: Brukernavn (AD), Feidebruker og UPN
• Enheter: Antall aktive enheter
• Personalia foreldre:  Fornavn, etternavn og fødselsnummer
• Foreldreinformasjon: Antall registrerte foreldre, foreldreansvar og har foreldre med kommunikasjon 
• Enhetsinformasjon skole: Registrert skoleplass, status på enheter, historiske og nåværende enhet, status ekstern skole, enhet ekstern skole, klasse/basisgruppe, klassetrinn og status skoleskyss
• Enhetsinformasjone SFO: Registrert SFO/AKS-plass, status på enheter, historiske og nåværende enhet, tilbud med dato, enheter og SFO/AKS-grupper
• Enhetinformasjone barnehage: Registrert barnehageplass, status på enheter, historiske og nåværende enhet, tilbud med dato, enheter og avdeling
• Brukerroller: Informasjon om tildelte brukertilganger med enheter, status som foreldre og antall barn
• Ansatt skole: Registrert ansettelsesforhold, status på enheter, historiske og nåværende enhet
• Ansatt barnehage: Registrert ansettelsesforhold, status på enheter, historiske og nåværende enhet

Slik gjør du for å hente opp Personregisterrapporten: 

• Velg portalen Forvaltning OAS
• Klikk Rapporter
• Velg Personregister

• Klikk Hent rapport

Når du har hentet rapporten, vil du få opp alle kolonnene rapporten inneholder. Du kan så gjøre et utvalg og sortere, slik at du kun får opp de opplysningene du trenger. 

• For å sortere på informasjon i kolonnene, kan du klikke rett på den enkelte tittel, for eksempel Fødselsår eller Adresse. Informasjonen vil da legge seg i naturlig rekkefølge; enten som stigende tall eller alfabetisk fra A til Å. Klikker du en gang til, vil rekkefølgen snus, slik at tallene kommer i synkende rekkefølge, eller alfabetisk fra Å til A. 

• For å filtrere i rapporten, velg filter-knappen. Velg deretter de filtrene du ønsker å bruke. Du kan bruke ett filter, eller kombinere flere. 

For hvert av filtervalgene du velger, får du opp en nedtrekksmeny med verdier du kan velge mellom. Huk av for den verdien du ønsker å vise. 

Eksempel: Du vil søke på fødselsår. Av de barna som ikke har skoleplass, er det ingen som er født i 2012 og 2015 som står uten skoleplass. Disse årstallene vil da ikke vises som alternativer. Det er kun de årstallene der du har barn uten skoleplass, som vil vises. 

Når du har valgt filtre, vil de vises som grå felt over selve rapporten. Du kan krysse ut filtre etter behov - eller endre ved å gå tilbake på selve filtervisningen og endre der.

Du kan begrense hvilken informasjon du vil vise i rapporten ved å velge hvilke kolonner du vil se. 

Du kan søke i rapporten. Klikk først på lupa, og skriv deretter inn i søkefeltet. 

Når du har valgt de rette kolonnene og de rette filtrene, vil du se hvor mange personer som passer med filtrene. Tallet vises nederst til høyre. 

Dersom filteret ditt gir deg mange treff, har du mulighet vil å velge antall linjer pr side, og du kan bla deg frem og tilbake. 

Du har også mulighet til å laste ned rapporten som CSV-fil. 

Når du laster ned, vil rapporten bli lagret lokalt på din maskin. Husk gode rutiner for å slette dokumentet når du ikke lenger trenger det.