Anonymisering

Bruker med Kildedata-kommuneforvaltning kan se oversikt over samtlige objekter som er lagt til «Klar for anonymisering». Brukeren har også anledning til å filtrere og søke på navn og fødselsnummer i listen.

Artikkelen består av følgende veiledninger

• Generell beskrivelse av funksjonalitet
• Legg til person i Forvalting OAS
• Anonymisering
• Beskrivelse av funksjonen flytt til anonymisering  for Skole-Leder
• Beskrivelse av funksjonen flytt til anonymisering  for Forvalting skole
• Beskrivelse av funksjonen flytt til anonymisering  for Forvalting Barnehage

Merk: Les hele artikkelen før endelig anonymisering gjennomføres.

Forvalting barnehage, Forvalting skole og skoler kan flytte objekter til Klar for anonymisering, men kun rollen Kildedata- kommuneforvalting kan fullføre anonymiseringen. Objekter som er flyttet til klar for anonymisering vil fortsatt ligge i enhetenes lister frem til endelig anonymisering.

MERK! "Anonymiser permanent" er en handling som ikke kan reverseres.
Handlingen skal kun gjøres etter interne rutiner for denne prosessen.

Anonymisering av et personobjektet medfører at Fornavn, Etternavn, Fødselsnummer endres til default verdier: Anonym, Anonym, 176Anonym671. Øvrige personopplysninger under kontakt og brukerinformasjon erstattes med enten verdien "ukjent" eller "-". 

Merk! Objektet med navn Anonym, Anonym og fødselnummer 176Anonym671 
må aldri redigeres eller endres. Det vil da oppstå flere objekter med samme navn. 

Alle brukertilganger, roller og familierelasjoner slettes. Dette medfører at innlogging til løsningen ikke vil være tilgjengelig for anonymiserte objekter.

Barnehagesøknad og SFO-søknad anonymiseres. Anonymiseres søker vil barn det er søkt for være synlige. Anonymiseres barn vil genererte fakturagrunnlag vise barnet som anonym, men fakturamottaker beholdes. 

Enhetstilknytninger til alle anonymiserte objekter legges inn under det anonymiserte objektet med fødselsnummer "176Anonym671". Fødselsnummer 76Anonym671 må aldri redigeres!

Forvalting OAS- Legg til person

Kontorpulten> Anonymisering

• Oversikten viser objekter flyttet fra forvalting eller enheter
• I kolonnene Nåværende enhet vises aktive enheter- det anbefales at alle disse avsluttes/slettes før anonymisering fullføres
• Bruker med rollen Kildedata-kommuneforvaltning kombinert med rollen Kommuneadministrator kan legge til objekter

• Benytt filter for å filtrere 

• Benytt søk for å søke etter objekter
  • Fødselsnummer 11 siffer (uten mellomrom)
  • Hele eller delere av etternavn
  • Hele eller deler av fornavn

Brukere med rollen Kildedata-kommuneforvalting kombinert med Kommuneadministrator kan legge til objekter ved bruk av "Legg til person".

• Klikk Legg til person 

• Fyll inn Personnummer, påse at dette er identisk uten mellomrom
• Fyll inn Etternavn, påse at dette er identisk uten mellomrom
• Klikk Søk

Ved treff vil personopplysninger være synlig i søkeresultat

• Kontroller data
• Dersom data er korrekt klikk Legg til person
• Dersom data ikke er korrekt klikk Avbryt

• Les tekst i pop-up
• Legg til Kommentar  (obligatorisk)
• Klikk Flytt
• Objektet legges til i oversikten 

• Klikk kommentar for å lese kommentar

Dersom objektene er flyttet til "Klar for anonymisering" ved en feil kan objektet flyttes tilbake/fjernes fra listen: 

• Marker objektet
• Klikk Velg 
• Klikk Flytt tilbake

• Les melding i pop-up 
• Klikk Flytt for å flytte objektet
• Klikk Avbryt for å gå tilbake til listen

Forvalting OAS: Endelig Anonymisering

Før objektet anonymiseres sjekk følgende: 

• Barnehageplasser er slettet
• SFO plasser er slettet
• Skoleplasser er avsluttet
• Stillinger er avsluttet
• Ansattobjektet har fått sluttdato
• Objektet er fjernet som fakturamottaker

Dersom objektet er verifisert klar for anonymisering:

• Marker objektet
• Klikk Velg 
• Klikk Anonymiser permanent

• Les tekst i pop-up
• Klikk Anonymiser eller Avbryt

For enheter som har hatt et aktivt objekt som er anonymisert vil dette vises med navn Anonym Anonym i ulike lister rapporter mm, men uten tilgang til personopplysninger til det anonymiserte objektet. 

Anonymiseringen genrere et dokument som legges i "Arkiverte dokumenter" i Forvaltning Skole. Dokumentet fungerer som kvittering og dokumenterer når og hvem som utførte anonymiseringen.

Forvaltning skole > Arkiverte dokumenter 

• Klikk Filter 
• Velg personAnonymized
• Klikk Bruk

Merk: Dersom objektet ikke har en eksisterende mappe i eksternt arkiv vil det ikke opprette en ny mappe for det anonymiserte objektet og i kolonnen Ekstern arkivreferanse vises teksten  "Ingen eksisterende sak" 

Flytt til  "Klar for Anonymisering"  fra forvalting og enheter

Objekter kan flyttes til Klar for anonymisering i alle steg i Personregister barn, personregister elever og i elevadministrasjon. Objekter som er flyttet til klar for anonymisering vil være tilgjengelige i opprinnelig steg frem til endelig anonymisering gjennomføres

Elevadministrasjon skole:

Brukere med rollen Skole-leder har oversikt over objekter klargjort for anonymisering og kan flytte objekter til klar for anonymisering. Merk at dersom eleven er inaktiv på enheten må filteret Inakitv aktiveres.

MERK: Elever med flere skoleplasser må få disse avsluttet før eleven flyttes til klar for anonymisering. 

• Marker elever som skal klargjøres for anonymisering
• Klikk Valg
• Velg Flytt til klar for anonymisering

• Les pop-up
• Fyll inn en kommenter 
  • Bør inneholde grunn til anonymisering
  • Kan leses av alle som har tilgang til elevadministrasjon på enhet, Personregister forvalting og menypunktet Anonymisering på Forvalting OAS
• Klikk Lagre

• Klikk kommentar for å lese vedlagt kommentar

Objektene som er flyttet vises nå med kommentar i prosesstrinnet "Klar til anonymisering". Objektene kan flyttes tilbake fil forrige plassering enten av enheten selv eller forvaltningen ved å markere objektet og velg Flytt tilbake.

Den permanente anonymiseringen kan kun gjøres av brukere med rollen Kildedata-kommuneforvalting. I prosesstrinn "Klar for anonymisering" vil alle objekter som er eller har vært tilknyttet enheten og som er flyttet til "Klar for anonymisering" være synlige. Enheten vil også få oversikt over objekter som er flyttet til "Klar for anonymisering" fra en annen enhet i kommunen. Objektet har enten en aktiv eller historisk tilknytning til enhetene. Objekter som enheten  ikke har flyttet til "Klar for anonymisering" skal ikke flyttes tilbake. Kontakt da Forvalting for videre hjelp. 

Personregister skole

Brukere med rollen Forvalting-skole har oversikt over objekter klargjort for anonymisering og kan flytte objekter til klar for anonymisering fra hele kommunen. Også inaktive elever vil være synlige for Forvalting skole

• Marker objekter som er klar for anonymisering
• Klikk Valg
• Velg flytt til klar for anonymisering

• Les pop-up
• Fyll inn en kommenter 
  • Bør inneholde grunn til anonymisering
  • Kan leses av alle som har tilgang til elevadministrasjon på enhet, Personregister forvalting og menypunktet anonymisering på Forvalting OAS
• Klikk Lagre

• Oversikten viser alle som er klargjort for anonymisering
• Marker objekter
• Klikk Flytt tilbake for å fjerne objektet fra oversikten

Flytt til  "Klar for Anonymisering"  fra Forvaltning Barnehage

Brukere med rollen Forvalting-Barnehage har oversikt over objekter klargjort for anonymisering og kan flytte objekter til klar for anonymisering

• Marker barn
• Klikk Valg
• Klikk Flytt til klar for anonymisering

• Les tekst i pop-up
• Legg til kommentar
• Klikk Flytt

• Klikk kommentar for å lese kommentar

Objekter som er flyttet til "Klar for anonymisering" vises i listen med kommentar. Forvaltning- Barnehage kan selv velge å flytte objektene tilbake  å markere objektet og velge "Flytt tilbake".