Anonymisering

Bruker med Kildedataforvaltningsrolle kan se oversikt over samtlige objekter som er lagt til «klar for sletting». Brukeren har også anledning til å filtrere og søke på navn og fødselsnummer i listen.

Flytt til  "Klar for Anonymisering"  fra Forvaltning OAS

• Klikk Filter for å søke
• Klikk i aktuelt filterutvalg
• Klikk bruk

• Klikk Søk for å søke
• Søk etter aktuell informasjon
• Klikk pil/enter

Brukere med Kildedataforvaltningsrolle kan selv legge til objekter ved bruk av "legg til person".

• Klikk Legg til person 

• Legg inn Personnummer og Etternavn
• Klikk Søk for å søke
• Søkeresultat OK
• Klikk Legg til person
• Søkeresultat ikke OK 
• Klikk Avbryt

• Legg til Kommentar  - obligatorisk
• Klikk Flytt

I oversikten har du mulighet til å lese kommentarer 

• Klikk Kommentar ikon på aktuell person
• Klikk Lukk

Dersom objektene er flyttet til "Klar for anonymisering" ved en feil kan objektet fjernes fra listen ved å velge "Flytt tilbake"

• Klikk Velg 
• Klikk Flytt tilbake

• Klikk Flytt

Dersom objektet er verifisert klar for anonymisering, hukes objektet av og man velger "Anonymiser permanent".

• Klikk Velg 
• Klikk Anonymiser premanent

• Klikk Anonymiser eller Avbryt

Anonymiseringen trigger generering av dokument som legges i "arkiverte dokumenter" i Forvaltning Skole. Dokumentet fungerer som kvittering på når og hvem som effektuerte anonymiseringen på personobjektene.

Forvaltning skole > Arkiverte dokumenter 

• Klikk Filter 
• Velg Person Anonymized
• Klikk Bruk

Flytt til  "Klar for Anonymisering"  fra Enhet Skole

Elevadministrasjon på Enhet har fått nytt prosesstrinn "Klar til anonymisering" Bruker kan merke en eller flere barn, for så å trykke Valg - "Flytt til klar for anonymisering"

Brukeren må deretter legge inn kommentar som intern informasjon til forvaltningen som senere kan gjennomføre anonymiseringen.

Objektene som er flyttet vises nå i med kommentar i prosesstrinnet "Klar til anonymisering". Objektene kan flyttes tilbake fil forrige plassering enten av enheten selv eller forvaltningen. Den permanente anonymiseringen kan kun gjøres av brukere med rollen "forvaltning kildedata". I prosesstrinnet "klar for anonymisering" vil alle objekter som er eller har vært tilknyttet enheten og som er flyttet til"klar for anonymisering" vises. Det vil si at man på en enhet kan få opp objekter som er flyttet til "klar for anonymisering" fra en annen enhet i kommunen. Objektet har da enten en aktiv eller historisk tilknytning til enhetene. Man bør ikke flytte tilbake objekter som man selv ikke har flyttet til "klar for anonymisering".

Flytt til  "Klar for Anonymisering"  fra Forvaltning Skole

Personregisteret på Forvaltning skole har fått nytt prosesstrinn "Klar til anonymisering" Bruker kan merke en eller flere barn, for så å trykke Valg - "Flytt til klar for anonymisering".

Brukeren må deretter legge inn kommentar som intern informasjon til forvaltningen som senere kan gjennomføre anonymiseringen.

Flytt til  "Klar for Anonymisering"  fra Forvaltning Barnehage

Forvaltning Barnehage har fått et nytt "Personregister barn" under kontorpulten. Likt som ved Forvaltning Skole kan bruker markere, kommentere og flytte objekter til "klar for anonymisering".

Objekter som er flyttet til "klar for anonymisering" vises i listen med kommentar. Forvaltning barnehage kan selv velge å flytte objektene tilbake til forhenværende plassering i registeret ved å markere objektet og velge "flytt tilbake". Det er brukere med Kildedata forvaltningsrolle som i Forvaltning OAS som kan permanent anonymisere objektene.

MERK! "Anonymiser permanent" er en handling som ikke kan reverseres.
Handlingen bør/skal kun gjøres etter interne rutiner for denne prosessen.

Anonymisering av et personobjekt medfører at Fornavn, Etternavn, Fødselsnummer endres til default verdier: Anonym, Anonym, 176Anonym671. Øvrige personopplysninger under kontakt og brukerinfomasjon erstattes med enten verdien "ukjent" eller "-".

Merk! Det anonymiserte objektets personinformasjon, relasjoner mm. må ikke endres.

Videre blir alle brukertilganger, roller og familierelasjoner slettet. Dette medfører at innlogging til løsningen, dersom brukeren har hatt dette forsvinner.
Foreldre mister tilgang til anonymiserte barn (barna dukker ikke lenger opp i portal/app).

Når ansatte anonymiseres slettes registrerte ansatt- og stillingsopplysninger i kildedata, ansattnummer, ansatt kontakt informasjon, utdanninger og arbeidserfaring. Stillingskode, stillingsprosent og stillingstype slettes ikke.

Barnehagesøknad og SFO-søknad anonymiseres når barnet/eleven som søknaden omhandler anonymiseres. Hvis det er en søker som blir anonymisert er det kun denne som blir "Anonym Anonym" og barn eventuell medsøker består.

Anonymiserte person objekter er ikke lenger søkbare i kildedata. Objektene er slått sammen som "AnonymAnonym" med fødselsnummer "176Anonym67", som kan søkes opp i kildedata.
Enhetstilknytninger til alle anonymiserte objekter legges inn under det anonymiserte objektet med fødselsnummer "176Anonym671"