Dokumentmaler

Brukere med ny rolle Saksbehandler tilrettelegging og rollen Saksbehandler generelle brev vil få tilgang til funksjonalitet tilknyttet særskilt tilrettelegging og generell brevproduksjon på Forvaltning OAS. Merk at brukerrollene må tildeles av en bruker med rollen Kommuneadministrator eller Enhetsadministrator.

Rollene kan opprette og tilgjengeliggjøre aktuelle dokumentmaler på forvaltning OAS til videre bruk for dokumentasjon og samhandling for tilrettelegging på enhetene for barn/elever med aktivert tilretteleggingsmappe og for å sende ut individuelle brev via elevkortet.

Dokumentmalene er dynamiske, fleksible og gir gode muligheter til å utforme tilretteleggingsdokumenter som er tilpasset ulike behov. Malene kan bestå av topptekst, brødtekst med ulike inndelinger og bunntekst. Alle inndelingene kan deles opp i rader, samt at topptekst og bunntekst også kan inndeles i kolonner. Ved opprettelse av dokumentmaler, er det mulighet for å definere hvilket innhold og legge til flettefelt som senere kan redigeres på enhetsnivå. 

Brødtekstmodulen består av tre moduler som aktiveres etter behov:

1. Brødtekst Introduksjon: Inneholder innledende tekst som alltid vil ligge øverst i brødtekstmodulen dersom den blir aktivert

2. Brødtekst Tekstmodul: Utform en modul som kan dupliseres flere ganger på enhetsnivå når malen tas i bruk i barnets/elevens tilretteleggingsmappe. Modulen kan f.eks. benyttes til et oppsett for registrering av læringsmål i en IOP, som dupliseres fritt etter behov for x-antall mål

3. Brødtekst Avslutning: Inneholder avsluttende tekst som alltid vil ligge nederst i brødtekstenmodulen dersom den blir aktivert

Opprett dokumentmal

 Forvaltning OAS > Dokumenter > Dokumentmaler

• Klikk + Dokumentmal for å opprette en ny mal

• Fyll inn tittel og beskrivelse
• Registrer dokumenttype 
• Velg korrespondansetype:
  • Intern sendes til arkiv
  • Utgående sendes til registrert(e) mottaker(e) på enhet via SvarUt og sendes til arkiv i samme prosess
• Klikk Opprett

Registrert dokumentmal er synlig i oversikten Dokumentmaler

Rediger dokumentmal

• Klikk på Blyant for å utarbeide dokumentmalen og ev. redigere registrert tittel/beskrivelse

• Start med å aktivere aktuelle moduler ved å klikke på + Topptekst/Brødtekst/Bunntekst
  Merk at forvaltningen selv velger hvilke moduler som ønskes å aktiveres. Anbefaler å benytte topp- og bunntekst likt som i brevmaler. 

• Utform aktiverte moduler ved å legge til rader/kolonner (merk at kolonner kun er tilgjengelig i topp- og bunntekst)
• Fyll ut med ønsket tekst og benytt ev. tilgjengelig formatering
• Klikk # for å benytte flettefelt og velg hvilket flettefelt du ønsker å benytte i nedtrekksmenyen eller ved å starte å skrive ordet for å referere til bestemt informasjon i systemet 
• Klikk på blyant for å ev. låse for redigering på enhet (merk at låst tekstrute vil også vises med grå bakgrunnsfarge)
• Klikk på X for å fjerne en rad/kolonne

Topptekst: Her satt opp som brevmalene ellers i tenanten med logo og dagens dato som flettefelt, antall kolonner avgjør størrelsen på logo'en. Anbefaler å teste ut hvordan det blir på forhåndsvisningen.

Brødtekst Introduksjon: Inneholder innledende tekst som alltid vil ligge øverst i brødtekstmodulen dersom den blir aktivert. Her brukt med overskrifter, informasjon om eleven og oppsummering av vedtak mottatt fra PPT.

Brødtekst Tekstmodul: Her kan en utform en modul som videre kan dupliseres flere ganger på enhetsnivå når malen tas i bruk i elevens tilretteleggingsmappe. Modulen kan f.eks. benyttes til et oppsett for registrering av læringsmål i en IOP, som dupliseres fritt etter behov for x-antall mål. Her brukt med fem rader tilknyttet et læringsmål.

Brødtekst Avslutning: Inneholder avsluttende tekst som alltid vil ligge nederst i brødtekstmodulen dersom den blir aktivert. Her brukt med henvisning til lovtekst og hvem den er utarbeidet av.

Bunntekst: Her satt opp som brevmalene ellers i tenanten.

• Etter bunntekst er satt opp, klikk Lagre
• Velg Enhet i nedtrekksmenyen for grunnlag for å forhåndsvise dokumentmalen
• Klikk Forhåndsvis for å se over hvordan malen er utformet (når dokumentet forhåndsvises, lastes en pdf ned for å forhåndsvise dokumentmalen)
• Når dokumentmalen er ferdig redigert, klikk Gå tilbake eller Tilbake til dokumentmaler øverst på siden

Tilgjengeliggjøre dokumentmaler

• Aktiver dokumentmalen for type enhet slik at den kan benyttes på enhetene når tilretteleggingsmappe/Elevmappa/Barnemappe er aktivert på barn/elev.
  • Merk at den ikke kan aktiveres før det er registrert innhold i malen
• Enhetene vil kun ha tilgjengelig de dokumentmalene som er aktivert i produksjon, dersom enheten er en kombinert skole vil dokumentmaler som er aktivert for både barneskole og ungdomsskole være i produksjon

Slett dokumentmaler

• Klikk søppelbøtte for å slette dokumentmal
  Merk! Dersom enhetene har brukt eller har startet å bruke en mal vil den fortsatt kunne brukes, men ikke velges på ny i nedtrekk ved opprettelse av dokument i elevens tilretteleggingsmappe/elevmappe/barnemappe

Søk i dokumentmaler

• Klikk i søkefeltet
• Søk etter informasjon registrert i kolonnene Tittel og Beskrivelse, treff vises fortløpende

Se gjerne samleartikkel for tilrettelegging for skole her og for Generelle brev for skole her.