Duplikathåndtering

Les hele artikkelen for du duplikathåndterer, tilhørende ROS-analyse er distribuert til alle våre kunder i Vigilo info.

Duplikathåndtering benyttes for å slå sammen to ulike fødselsnumre til ett, hvor det ene fødselsnummeret beholdes mens det andre forkastes.

Duplikathåndtering kan IKKE reverseres. Påse derfor at fødselsnumre som legges inn stemmer overens med de personene som skal slås sammen. Dette for å unngå at barn f.eks. slås sammen med en forelder/ansatt.

Kontaktopplysninger tilhørende fødselsnummeret som skal beholdes videreføres, men kan redigeres i ettertid.

Søknader og plasseringer vil bevares/slås sammen på barnekortet for barnehage og SFO. Har objektet ulike skoleplasseringer vil plasseringen beholdes og fødselsnummer og navn oppdateres. Historikk fra ulike enheter vil ikke slås sammen- kun bevares på den enkelte enhet. Vurdering og fravær må derfor importeres via Import av karakterer og Import av historiske fravær dersom disse skal samles på en og samme enhet.

Merk også at dersom en elev har identiske vurderinger på samme enhet bør disse gjennomgås før elever med identiske skoleplassering slås sammen. Dersom begge objektene har fått vurdering i samme fag/ orden og oppførsel i samme termin må en av vurderingen slettes før sammenslåing. 

Duplikathåndtering kan benyttes for alle registrerte barn. Dersom to barn slås sammen vil alle tilknyttede foreldre bli tilgjengelig på personkortet, det samme gjelder fakturamottakere. De av foreldrene som overføres fra det forkastede fødselsnummeret vil automatisk få deaktivert tilgang til kommunikasjon. Tilgang til kommunikasjon må reaktiveres dersom disse skal ha tilgang. Se denne artikkelen for mer informasjon

Duplikathåndtering av foreldre:
Foreldre skal ikke duplikathånteres.

Duplikathåndtering av ansatte:
Dersom to ansatte, hvor begge er registrert med rolle(r) i brukeradministrasjonen, skal slås sammen anbefaler vi at brukeren med fødselsnummeret som skal forkastes slettes i brukeradministrasjonen FØR en gjennomfører duplikathåndteringen. Nødvendige roller må tildeles til brukeren med fødselsnummeret som skal beholdes.

Merk: Før duplikathåndtering av ansatte starter må en påse at objektene som skal slås sammen ikke ligger med eller har hatt plassering på samme enhet da dette blant annet vil føre til utfordringer ved uthenting av lister og bevaring av historikk. 

Etterarbeid: 

Direkte etter sammenslåingen må brukeren slå opp og verifisere at korrekte data er beholdt

• Sjekke at det ikke er duplikat foreldre- slett eventuelt duplikater
• Sjekk fakturamottakere- Slett eventuelt duplikater
• Sjekk kommunikasjon for foreldre og aktiver om nødvendig
• Sjekk at alle plasseringer er korrekt 
• Sjekk at eventuelle søknader er korrekte

MERK: dette MÅ gjennomføres før ny oppdatering mot FREG igangsettes.

Logg:

Duplikathåndteringen logges som hendelse i Kildedatalogg.

Bruker må inneha rollen Kildedata - Kommuneforvaltning for å kunne benytte funksjonen.

Veiledning til duplikathåndtere

For å duplikathåndtere gå til Forvalting OAS> Kildedata.

• Klikk +Duplikathåndtering

• Fyll inn fødselsnummer som skal slås sammen:
  • Reelt fødselsnummer: Fødselnummer til person hvor data skal beholdes
  • Fiktivt Fødselsnummer: Fødselsnummer til person som skal frigis
• Klikk Søk

• Dersom begge fødselsnumrene er registrert i løsningen vil pop-up vises
• Kontroller at valgte objekter er de som skal slås sammen

• Scroll ned for å se resterende data
  • I tillegg til data vist på skjerm beholdes Brukernavn (AD), Feidebruker og UPN (User Principal Name)

Dersom en objektene er  registrert på samme enheter vil det oppstå konflikter og bruker må avgjøre hvilken data som skal beholdes for alle konflikter før duplikathåndteringen kan gjennomføres. Eksempel på konflikt kan være at begge objekter er registrert på samme skole i ulik klasse.  Det må i slike tilfeller bestemmes hvilken tilhørighetene som skal bevares. Merk at dersom et objekt har identiske vurderinger på de to objektene må dette slettes på det ene objektet før sammenslåing gjennomføres. 

• Velg tilhørighet som skal bevares:
  
  • Benytt radiknappen og marker den hvilken tilhørighet som skal bevares.
  • Dersom objektet er en elev vil kun enhetstilhørigheten vise, samt aktiv klasse i nåværende skoleår
• Klikk Slå sammen

• Klikk Ja for å slå sammen
• Klikk Nei for å avbryte. Merk at velges nei vil det ikke være mulig å fullføre duplikathåndteringen. 

For objekter som ikke har identisk plassering og for objekter som har fått slått sammen sin plassering gjøres følgende for å fullføre duplikathåndteringen 

• Klikk Bekreft for å slå sammen objektene
• Klikk Avbryt dersom objektene ikke skal slås sammen

• Les varsel i pop-up
• Ved å klikke Bekreft vil duplikatene slås sammen. Handlingen kan IKKE reverseres
• Ved å klikke Avbryt avbrytes duplikathåndteringen

• Objektene slås nå sammen

Direkte etter sammenslåingen kontroller følgende:

• Slå opp objektet som er duplikathåndtert og verifiser at data er korrekt:
  • Sjekke at det ikke er duplikat foreldre- slett eventuelt duplikater
  • Sjekk fakturamottakere- Slett eventuelt duplikater
  • Sjekk kommunikasjon for foreldre og aktiver om nødvendig
  • Sjekk at alle plasseringer er korrekt 
  • Sjekk at eventuelle søknader er korrekte